fax一斉送信するソフトの使用上の注意点

fax一斉送信ソフトは、パソコンがあればfaxの機器を設置しなくても会社からfaxが送受信できる便利な機器です。faxのリースなどに比べると安く利用できるのですが、利用に際しては注意が必要です。faxソフトは電話回線とモデムが必要です。faxの使用中は、電話使用中になります。その逆に、電話使用中はfaxが利用できません。また、fax用に通信費がかかります。一斉送信に便利な有料ソフトもありますが、利用する際には回線の環境を良くする必要があります。このようにパソコンでfaxを便利に利用したい場合は、それなりにインターネット環境を整える必要があります。パソコンでは送受信が可能ですが、スマートフォンや携帯電話の場合は受信のみできます。外出先でfaxの確認をするのには便利な機能です。

同じような働きをするインターネットfax

一般の電話回線やADSL、光回線などはfaxモデムがあれば問題なくIP電話が利用できます。昔ながらのガラケーの携帯回線ではfaxサービスは全く利用できません。事情があり携帯電話を利用している人でfaxソフトを利用したい人は、fax用にもう1台スマホを用意しておきましょう。出先でのfax受信のチェックに便利です。Fax一斉送信ソフトと同じような働きをするサービスに、インターネットfaxがあります。電話回線が必要ないですが、月額料金がかかります。Fax一斉送信ソフトの場合、faxモデムが必要ですが、インターネットfaxはモデムの必要がありません。どちらのサービスも、ビジネス用として利用する物なので、どちらが便利なのか、通信環境などに合っているのかによって選択しましょう。

送信先のリストの管理は自分で行なわなければならない

fax一斉送信ソフトを利用する際には、送信先のリストが必要です。数十件ほどの一斉送信ならまだいいのですが、数千件になると、リストをまとめるのにも一苦労です。顧客のリストは個人情報の視点からも大切に扱わなければならず、管理はきちんと行なわなくてはなりません。会社の信頼度にも関わる問題です。カテゴリー別などに分けて、リストを自分の扱いやすいようにすると、利用しやすいリスト作りができます。要領よく分けられたリストは、効率的にfaxの一斉送信が行なえて、業務の流れもスムーズです。地域別や業種別など、カテゴリー別に分けておくと、次回のfax送信時にも使えます。送信時には自分の会社や部署名、氏名などを忘れずに明記することにも注意してfax一斉送信ソフトを利用しましょう。